Door Tom Verlijsdonk
Organisaties, arbodiensten en ook wij als verzuimadviseurs, roepen al jaren dat het eigen regiemodel gevolgd moet worden. Wat jammer dat er dan nog steeds bij zoveel organisaties geen duidelijke afspraken zijn over wie waar voor verantwoordelijk is! Maar nog belangrijker, de tijd en focus gemist wordt om de complexe verzuimvraagstukken echt aan te pakken!
De HR Adviseur: “Nee, dat moet de leidinggevende doen, dat is zo afgesproken’. ‘Zij zijn bij ons de casemanager’.
De leidinggevende: “Nee, dat ligt bij HR. Daar heb ik geen tijd voor”. “Je moet eens zien hoeveel andere taken op mijn bord liggen”.
Bovenstaande spagaat tussen HR adviseur en leidinggevende zien wij dagelijks in de praktijk. Onduidelijk welk model nu gevolgd wordt, wie waar voor verantwoordelijk is. Binnen deze onduidelijkheid acteert dan vaak nog een bedrijfsarts, die werknemers spreekt in de spreekkamer, een terugkoppeling schrijft en er weinig samenhang en samenwerking is tussen alle betrokkenen. Nadat er al jaren wordt gepredikt dat er een eigen regiemodel wordt gehanteerd. Het resultaat: nog steeds onvoldoende grip op het verzuim en stijgende verzuimkosten.
Wij, bij BeGrip, praten niet meer over het eigen regiemodel. Waarom? Omdat de gemiddelde werkgever impliceert dat bij eigen regie hoort dat “de leidinggevende het dan regelt” terwijl de gezamenlijkheid veel belangrijker is.
De oorsprong van het eigen regiemodel lag in de behoefte om minder afhankelijk te zijn van de bedrijfsarts en arbodienst. De regie ging naar de werkgever. Door te sturen op eigen resultaten, door zelf heldere keuzes te maken, met een eenduidige aanpak en voldoende focus van alle betrokkenen. Maar ook op minder medische uitspraken en focus op gedrag en inzetbaarheid.
Wat nou als we het simpel houden? Wij spreken gewoon af wie waar voor verantwoordelijk is! En als dat dan afgesproken is, dat het ook daadwerkelijk in de praktijk wordt opgepakt. Dat betekent dat je elkaar mag aanspreken op elkaars verantwoordelijkheid. Duidelijke rollen, duidelijke afspraken en dus een gezamenlijke aanpak. Alle schakels gaan samenwerken in een eenduidige aanpak. Daarvoor zal er een visie moeten zijn op hoe je binnen het bedrijf het ziekteverzuim wil terugdringen. En niet onbelangrijk, als we dan over ‘eigen regie’ spreken, de bedrijfsarts een minder belangrijke schakel maken in het geheel. Want wij zien nog steeds dat er te veel geleund wordt op de bedrijfsarts.
De rol van de leidinggevende
Uiteraard is de rol van de leidinggevende een essentiële als het gaat over het zorgen voor hun werknemers, het sturen op resultaten en het functioneren van het team en het individu. Echter zien wij dat leidinggevenden vaak moeite hebben om een goede invulling te geven aan de begeleiding bij verzuim. Zij hebben vaak andere prioriteiten. Moeten zij dan vrijgesteld worden van de verzuimbegeleiding? Nee dat zeker niet, maar bij het ontstaan van complexere verzuimsituaties moeten zij hierin wel ondersteund worden. Dit vereist expertise van een aparte discipline.
Leidinggevenden moeten ontzorgd worden, zodat zij zich op hun beurt kunnen richten op het zorgen voor hun werknemers. Wij noemen hen dan ook graag een ‘caremanager’ en zeker geen casemanager. Met de gemiddelde span-of-control van een leidinggevende is het vaak al uitdagend genoeg om deze (gezonde) aspecten voldoende aandacht te blijven geven. Zorgen dat werknemers aangesloten blijven en tevreden zijn en blijven in hun werk. Zorgen dat de bedrijfsdoelen behaald worden en klanten en/of cliënten ook voldoende aandacht blijven krijgen.
Is het dan de rol van HR?
Veelal is bij bedrijven die het eigen regiemodel hanteren, vervolgens de vraag of de rol van de ‘casemanager’ dan bij HR dient te liggen. Zijn zij dan de expert op het gebied van het steeds complexer wordende verzuim? Een samenloop van o.a. maatschappelijke ontwikkelingen, een hogere werkdruk, privé belastende factoren en veranderende organisaties, maakt dat de verzuimbegeleiding steeds complexer is geworden. Getoetst aan steeds strenger wordende wet- en regelgeving. Ook HR kan dit er dus ook niet ‘even bijdoen’.
Hoe dan wel? Wie dan wel?
De onduidelijke rolverdeling van leidinggevende en HR bij verzuimbegeleiding verwijst naar de eerdergenoemde spagaat. Maar wie doet het dan wel? Of kan het mogelijk gezamenlijk?
Wat er nodig is, is een heldere visie op de aanpak van verzuim binnen de organisatie en duidelijke richtlijnen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen. Vervolgens werk je vanuit dit model van eenduidige aanpak op papier naar een gezamenlijke aanpak in de praktijk.
Dit vereist expertise van een aparte discipline. Een discipline die het gehele proces regisseert, inhoudelijk op de hoogte is van alle wettelijke kaders en richtlijnen, (gespreks)vaardigheden heeft om vastgelopen situaties weer los te wrikken, en daadwerkelijk de tijd en focus heeft om er de juiste aandacht aan te geven. En daarnaast leidinggevenden en HR kan bijstaan om samen voor de werknemers te zorgen. Deze specialist ‘managed de case’ (casemanager) en de leidinggevende en HR zorgen voor de mensen en de organisatie. Deze persoon mag je van ons dus casemanager noemen, of bijvoorbeeld verzuimadviseur. ‘What’s in the name?’ Als het maar gebeurt!
Wij zijn graag die partner die met organisaties duidelijkheid creëert en gezamenlijk kiest voor de juiste visie en aanpak. Op aanvraag wordt hands-on begeleiding geboden om in de complexe (verzuim)situaties in samenwerking met de leidinggevende en HR adviseur de geformuleerde doelen na te streven.