Door Siem van Dijk
Verzuim kan een grote kostenpost zijn voor een organisatie. Toch kun je er meer grip op hebben dan je nu misschien denkt. Een houding van ‘het komt wel goed’ is hoe dan ook niet de beste manier. Want afwachten gaat ten koste van het verzuim. Aandacht, al in een vroeg stadium, daar kom je verder mee. Want aandacht is altijd helend.
Vanaf het begin een klik
Na mijn studie toegepaste psychologie ben ik fulltime gaan werken als trainer in het betaald voetbal. Tijdens mijn opleiding had ik echter stagegelopen bij een arbodienst en dat vak bleef me aantrekken. Ik ging aan de slag als casemanager en verzuimadviseur, de combinatie van deze rollen bevalt me goed. Later werd ik gevraagd door Begrip en vanaf het begin was er een klik. Sinds 1 juli 2022 ben ik hier werkzaam.
Dossiercheck biedt info
Wat ik interessant vind is dat je helemaal blanco binnenkomt bij een organisatie en aan de hand van de verzuimdossiers een goed beeld kunt krijgen van het verzuimbeleid. Hoe zijn de dossiers opgebouwd, wat zijn de sterke punten en wat kan verbeterd worden. Bij elk dossier geef je vervolgens een passend advies. Heb je alle dossiers gecheckt, dan beschik je over voldoende informatie én een analyse om de trends te herkennen en te zien hoe het verzuim is ingericht.
Verschillende modellen
Wie is er verantwoordelijk voor wat, welke taken liggen bij de leidinggevenden en wanneer wordt HR ingeschakeld: dit kan per organisatie verschillen. Er zijn verschillende modellen om de verzuimbegeleiding binnen een organisatie in te regelen. Elk model kent kansen en valkuilen, dus hoe zorg je ervoor dat de organisatie zo is ingericht dat er een optimaal verzuimbeleid gevoerd kan worden? Daar kunnen wij na de dossierchecks advies over geven.
Praktijkvoorbeelden
Zo heb ik de dossiers gecheckt van een zorgorganisatie. De leidinggevenden zijn hier verantwoordelijk voor verzuim, bij hen liggen alle uitvoerende taken. Het voordeel is dat ze de medewerkers goed kennen. De valkuil is echter dat verzuim niet hun hoofdactiviteit is, ze doen het erbij. Daarbij hebben ze vaak ook niet alle kennis in huis om het verzuimtraject optimaal te kunnen begeleiden, omdat de wet- en regelgeving soms best ingewikkeld is. Die kennis is vaak groter bij HR of een casemanager.
Bij een logistiek bedrijf waar ik dossierchecks heb gedaan, is het model vergelijkbaar. Echter, de doorloop van het verzuim is hier veel sneller. Bovendien slaan de leidinggevenden de informatie op verschillende manieren op in het systeem, zodat deze moeilijk is terug te vinden en er geen overzicht is. Je weet daarom nooit of je alle informatie hebt, het dossier lijkt dan niet op orde. Hierdoor is het voor HR nog moeilijker om goed betrokken te zijn.
Hoe kan het beter?
Onze grootste toegevoegde waarde van de dossierchecks is misschien wel het advies dat we kunnen geven over de kansen en valkuilen, organisatiebreed. Als de leidinggevenden verantwoordelijk zijn en HR wordt ingeschakeld als het nodig is, hoe ga je er dan voor zorgen dat dat op de juiste manier gebeurd? De leidinggevenden zijn niet altijd volledig geschoold op het gebied van verzuim, dus hoe en op welk moment wordt HR betrokken? Binnen een verzuimbeleid kun je dit vastleggen in het verzuimprotocol, zodat iedereen weet wat van hem of haar verwacht wordt. Daarom is het zo belangrijk om naast de leidinggevenden en HR een professional in te zetten op verzuim.
Vroege kansen herkennen
Wat wij vaak zien is dat er een afwachtende houding is en dat kost uiteindelijk veel tijd en geld. Neem bijvoorbeeld een medewerker die thuis problemen heeft: dan kun je als werkgever de houding hebben van ‘het komt wel goed, dit gaat ons eigenlijk niets aan’. Maar een paar coachgesprekken zouden er voor kunnen zorgen dat die problemen worden opgelost en de medewerker vervolgens niet langdurig verzuimt. De kosten van coaching wegen niet op tegen de kosten van verzuim. Dit bedoelen wij met vroege kansen herkennen en hierop inspelen door middel van interventies. Aandacht in een vroeg stadium is helend.
Casemanagement levert op. Wil jij graag weten of verzuim binnen jouw organisatie optimaal is ingericht? Neem dan gerust vrijblijvend contact met me op. Ik help je graag verder.